Kostenvergleich · Stand Oktober 2026

Was kostet eine Stunde Festanstellung wirklich?

Gehalt ist nur der Anfang: Arbeitgeberanteile, Arbeitsplatz, Recruiting, Einarbeitung – und bezahlt werden auch Urlaub, Feiertage und Krankheitstage. Rechnen Sie mit Ihren Zahlen für Deutschland, Österreich oder die Schweiz. Handover: 40 € netto/h · zzgl. USt.

Land

Durchschnitt: StepStone Gehaltsreport, Executive Assistant

h/Woche

≈ 43 h/Monat · 25 % einer Vollzeitstelle (40 h/Woche)

Annahmen anpassen
Lohnnebenkosten & Arbeitsplatz
%

RV 9,3 % · KV 7,3 % + ½ Zusatzbeitrag (Ø 1,45 %) · PV 1,8 % · ALV 1,3 % – ohne Umlagen U1–U3 und BG; über der Beitragsbemessungsgrenze sinkt der Anteil.

EUR

Annahme: Arbeitsplatz, Hardware, Software, Weiterbildung.

Arbeitszeit
Tage
Tage

Gesetzlich mindestens 20, üblich 25–30 Tage.

Tage

9–13 je nach Bundesland.

Tage

Destatis 2025: Ø 14,6 Arbeitstage (erfasst nur Krankmeldungen über 3 Tage – real eher mehr).

h
%
Recruiting & Einarbeitung (pro Besetzung)
%
h
EUR
Monate
Jahre

Festanstellung

57 €

pro produktiver Stunde, Vollkosten

Handover

40 €

netto/h zzgl. USt

Bei 10 h/Woche Bedarf

Festanstellung (anteilig)
2.468 € / Monat
Handover
1.732 € / Monat
Differenz pro Jahr
8.833 €

So entstehen die Vollkosten

Beispielrechnung
Bruttojahresgehalt
57.000 €
+ Arbeitgeberanteile (21 %)
11.970 €
+ Arbeitsplatz, IT, Software
9.000 €
+ Recruiting & Einarbeitung (anteilig)11.400 € Beratung/Anzeigen + 1.200 € Interviews + 9.746 € Einarbeitung, verteilt auf 3 Jahre
7.449 €
Kosten pro Jahr
85.419 €
÷ produktive Stunden206,4 Arbeitstage (261 − 30 Urlaub − 10 Feiertage − 14,6 krank) × 8 h × 90 % produktiv
1.486 h
Zum Vergleich: pro bezahlter Stunde
41 €
Szenarien (Beispiele, standardmäßig aus)

Erfahrungswert, kein Versprechen: Dieselbe Aufgabe braucht bei uns oft weniger Stunden – weil Vorlagen, Routine und KI-Werkzeuge Recherche, Entwürfe und Auswertungen beschleunigen. Wie viel, hängt stark von der Aufgabe ab. Keine Studie, keine Zusicherung.

Wiederkehrende Arbeit automatisieren

Was sich wiederholt, dokumentieren wir und automatisieren es, wo es sinnvoll ist. Danach betreiben wir die Automation (Managed) oder Sie übernehmen sie (Buyout). Beispielannahme: ab Monat 4 50 % weniger Aufwand für diesen Anteil. Der Einrichtungsaufwand wird vorab separat geschätzt.

Anteil wiederkehrender Aufgaben: 0 %

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Benchmarks Deutschland

Vollkosten pro produktiver Stunde mit den Standardannahmen für Deutschland. Gehälter: Median oder Durchschnitt laut Quelle, Stand Oktober 2026. Wo wir keine belastbare Quelle gefunden haben, steht keine Zahl – geben Sie Ihr Gehalt oben selbst ein.

  • Executive Assistant

    57 €

    pro produktiver Stunde · Handover 40 €

    57.000 € brutto/Jahr (Durchschnitt) · StepStone Gehaltsreport, Executive Assistant

  • Assistenz / Office Manager

    41 €

    pro produktiver Stunde · Handover 40 €

    39.000 € brutto/Jahr (Durchschnitt) · StepStone Officemanager/in

  • Chief of Staff

    71 €

    pro produktiver Stunde · Handover 40 €

    72.700 € brutto/Jahr (Durchschnitt) · StepStone Chief of Staff

  • Marketing Manager

    58 €

    pro produktiver Stunde · Handover 40 €

    57.250 € brutto/Jahr (Median Berufsfeld Marketing) · StepStone Gehaltsreport 2026

  • E-Commerce Manager

    65 €

    pro produktiver Stunde · Handover 40 €

    65.250 € brutto/Jahr (Durchschnitt) · StepStone Gehaltsreport 2026

  • Buchhaltung / Backoffice

    41 €

    pro produktiver Stunde · Handover 40 €

    38.600 € brutto/Jahr (Durchschnitt Buchhaltungsfachkraft) · StepStone Buchhaltungsfachkraft

Externe Alternativen (DACH, in EUR)

  • Freelance-Assistenz (virtuell)

    25–50 €

    pro Stunde, netto · Spanne

    Marktüblich 25–45 €/h, spezialisiert bis 50–60 €/h. Meist ohne Vertretung, Prozesse und Team dahinter.

    Ratgeber Virtuelle Assistenz 2026

  • Freelancer (Fach-/Projektarbeit)

    75–103 €

    pro Stunde, netto · Spanne

    freelancermap Freelancer-Kompass 2026: Ø 103 €/h über alle Bereiche, Medien Ø 75 €/h.

    freelancermap Freelancer-Kompass 2026

  • Agentur

    100–200 €

    pro Stunde, netto · Spanne

    Senior-Beratung in Agenturen typisch 100–200 €/h, Junior 50–100 €/h, Spezialisten darüber.

    Agentur-Preismodelle 2026

Quellen & Stand (Oktober 2026)

Beispielrechnung mit öffentlich verfügbaren Durchschnittswerten. Einzelfälle weichen ab (Region, Erfahrung, Tarif, Beitragsbemessungsgrenzen, Alter bei BVG). Keine Steuer- oder Rechtsberatung, keine Zusicherung im Einzelfall.

Was in keiner Kostenrechnung steht: Flexibilität.

  • Keine Bindung

    Monatlich kündbar. Kein Arbeitsvertrag, keine Kündigungsfristen, keine Abfindung.

  • Kein Recruiting

    Keine Anzeigen, keine Personalberatung, keine Interviewrunden – Sie starten mit dem Audit.

  • Ab Tag eins

    Statt drei bis sechs Monaten Suche und Einarbeitung beginnen wir in der ersten Woche.

  • Rauf und runter skalieren

    Mehr Stunden im Quartalsabschluss, weniger im Sommer. Sie zahlen, was Sie brauchen.

  • Vertretung inklusive

    Urlaub oder Krankheit auf unserer Seite? Die Arbeit läuft trotzdem weiter.

  • Interim

    Überbrückung bei Elternzeit, Kündigung, Wachstumsphase oder Projektspitzen – bis die Stelle besetzt ist oder sich das Volumen klärt.

Ehrlich gesagt

Wir ersetzen keine guten Mitarbeitenden.

Loyalität, Vertrauen, ein Gesicht für Ihre Kunden, ein Team, das sich gegenseitig auffängt – das kann kein externer Service eins zu eins ersetzen, und das behaupten wir auch nicht. Wir nehmen Ihrem Team die Arbeit ab, die liegen bleibt oder für die es zu wertvoll ist, springen ein, wenn jemand fehlt, und machen alle schneller. Wo eine Festanstellung richtig ist, sagen wir das im Audit.

Wofür wir da sind

  • Arbeit, die liegen bleibt oder Ihr Team ausbremst
  • Vertretung und Überbrückung, wenn jemand fehlt
  • Spitzen, Projekte und Aufgaben mit schwankendem Volumen

Wofür eher nicht

  • Die Person, die Ihre Kunden täglich persönlich betreut
  • Führung und Kultur in Ihrem Team
  • Volle, dauerhafte Auslastung einer Rolle – da lohnt sich eine Stelle

Häufige Fragen

Was kostet eine Stunde Festanstellung wirklich?

Mehr als das Gehalt vermuten lässt: Arbeitgeberanteile, Arbeitsplatz, Recruiting und Einarbeitung kommen dazu, und bezahlt werden auch Urlaub, Feiertage und Krankheitstage. Für eine Executive Assistant in Deutschland ergibt unser Standardszenario deutlich mehr als 40 € pro produktiver Stunde – alle Annahmen können Sie im Rechner anpassen.

Ist Handover immer günstiger als eine Festanstellung?

Nein. Bei dauerhaft voller Auslastung, viel Kundenkontakt oder Führungsaufgaben ist eine Festanstellung oft die bessere Wahl – das sagen wir im Workload-Audit auch. Handover lohnt sich vor allem bei schwankendem Bedarf, Teilzeit-Volumen, Vertretung und Überbrückung.

Ist der Stundensatz netto oder brutto?

40 € netto pro Stunde zzgl. 19 % USt. Für vorsteuerabzugsberechtigte Unternehmen sind 40 €/h die tatsächlichen Kosten. Spezialthemen oder externe Expert:innen können nach Absprache einen abweichenden Satz haben.

Wie kommen die Gehälter und Annahmen zustande?

Gehälter aus öffentlichen Gehaltsportalen (StepStone, karriere.at, Lohncheck.ch u. a.), Lohnnebenkosten und Fehlzeiten aus amtlichen und Fachquellen. Alle Werte sind mit Quelle und Stand angegeben und lassen sich im Rechner überschreiben.

Your work. Handed over.

Welche Aufgabe soll diese Woche verschwinden?

Im Workload-Audit gehen wir in 30 Minuten Ihre Aufgaben durch und zeigen, was wir übernehmen und was sich automatisieren lässt.

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1 Aufgabe bis 2 Stunden, kostenlos, endet automatisch – kein Abo.